Maarch, spécialiste de la gestion documentaire
Maarch est un influenceur du numérique avec des équipes d'experts en édition logicielle et
Gestion Documentaire
à savoir
l'
Archivage Electronique
et la
Gestion du courrier
Contactez-nous Voir la suite logicielle Maarch
Qu'est ce que c'est la gestion documentaire ?
La gestion documentaire est un ensemble de processus et de pratiques qui orchestrent le cycle de vie complet de l'ensemble des documents au sein d'une organisation. Cela comprend la création, la distribution, la maintenance et l'archivage de documents, qu'ils soient sous forme papier ou électronique.
Voici quelques aspects clés de la gestion documentaire
Création de documents
La gestion documentaire commence par la création ou la capture de documents, qu'il s'agisse de documents papier qui sont scannés, de documents électroniques créés, ou de documents reçus par voie électronique
Stockage et organisation
Les documents sont stockés de manière organisée, qu'il s'agisse de classeurs physiques, de systèmes de gestion électronique de documents (GED) ou de systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM)
Classification et indexation
Les documents sont classés en fonction de critères pertinents et indexés avec des métadonnées (comme le titre, la date, l'auteur, le type de document, etc.) pour faciliter leur recherche et leur gestion ultérieure
Gestion de version
Les modifications apportées aux documents au fil du temps sont suivies, et les différentes versions sont archivées pour permettre un suivi et une gestion des révisions
Flux de travail
Des processus de flux de travail peuvent être établis pour les documents qui nécessitent des approbations, des révisions ou d'autres étapes spécifiques
Accès et Recherche
Les utilisateurs autorisés peuvent rechercher et récupérer des documents électroniques de manière rapide et efficace à l'aide de mots-clés, de critères de recherche avancés ou d'autres méthodes
Sécurité
La gestion documentaire inclut des mesures de sécurité pour protéger les documents sensibles, en contrôlant l'accès, en chiffrant les données et en maintenant des journaux d'audit
Archivage
Les documents importants doivent être archivés conformément aux exigences légales ou réglementaires, tout en restant accessibles pour consultation ou révision ultérieure
Conformité
La gestion documentaire peut aider à assurer la conformité aux réglementations et aux politiques internes en matière de conservation des documents
Elimination
La gestion documentaire prévoit également la destruction appropriée des documents obsolètes ou non nécessaires, conformément aux politiques de l'organisation
Qu'est ce que c'est l'Archivage de documents ?
L'archivage de documents consiste à stocker en toute sécurité les informations (sous forme numérique ou papier) que vous n'utilisez plus régulièrement.
Tout document est susceptible d'être détruit ou corrompu (s'ils sont numériques), soit par malveillance, soit par accident, soit par une catastrophe naturelle. Ainsi un
bon archivage donne une certaine tranquillité d'esprit et garantit que, si le pire devait se produire, vos données ne seraient pas affectées.
Voici quelques aspects clés de l'archivage de documents
Gain d'espace
L'archivage numérique des documents permet d'économiser de l'espace et des coûts en libérant de l'espace et en réduisant les coûts opérationnels.
Organisation efficiente
L'archivage électronique de documents vous permet d'organiser, de classer et de stocker tous vos documents dans un endroit centralisé. Cela facilite la gestion des documents.
Sécurité
Vous pouvez limiter les accès frauduleux et améliorer la sécurité des documents en les stockant dans un endroit physique isolé ou un espace de stockage en nuage sécurisé.
Recherche simplifiée
Si numérisés, les documents sont transformés en une base de données consultable, ce qui signifie que vous pouvez rechercher des documents à l'aide de mots-clés contenus dans les documents.
Si physiques, il est aussi plus aisé d'accéder à ses documents s'ils sont classés en suivant une hiérarchisation ou des critères forts (mois/années, partenaires/clients, mission, projets...)
Conformité et normalisation
Certains secteurs d'activité doivent mettre en œuvre l'archivage des documents pour se conformer à la réglementation.
Archivage physique VS Archivage numérique
Archivage physique
Sécurité accrue
pouvant être gérée suivant les rôles préalable en société
Besoin en espace physique moindre,
seul l'espace disque Cloud est nécessaire
Coûts moins élevés
Recherche rapide et facile
à base de mots clés spécifiques
Archivage numérique
Vulnérable
aux effractions, du coup besoin d'équipement de securité assez sophistiqués pour protéger les accès
Besoin d'un grand espace physique,
pour entreposer les documents
Coûts très élevés, liés aux deux points précédemment mentionnés
Recherche relativement difficile
Qu'est ce que c'est la dematerialisation ?
La dématérialisation ou numérisation consiste à virtualiser des documents papiers ou « physiques ».
Elle permet d’économiser du temps, de la ressource humaine et donc de l’argent. Tout document est concerné par la dématérialisation : factures fournisseurs - clients, bulletins de paie, bon de commande, etc. Ci-aprés, voyons quelques avantages liés à ce concept
Gain d'espace
Le principe même de la dématérialisation est de supprimer le « matériel », en ce qui concerne les factures et les bulletins de paie, on supprime le papier. Ainsi vous supprimez toutes vos archives physiques
Economie d'argent
En diminuant le temps de traitement de vos factures et bulletins de paie, vous économisez de l’argent. Le support papier étant supprimé, vous économisez également des coûts matériels (papier, encre)
Productivité
Plus besoin d’ouvrir les lettres, de trier, de scanner, d’imprimer, d’envoyer… Vos collaborateurs passent donc moins de temps sur des tâches sans valeur ajoutée et votre productivité augmente
Traçabilité
Toutes les informations, données et documents sont suivis ainsi que toutes les opérations effectuées
Ecologie
L’aspect environnemental devient une priorité incontournable. Le recours à la dématérialisation permet de réduire l’empreinte écologique en produisant moins de déchets
Suite logicielle Maarch
Maarch Courrier
Solution logicielle de gestion de courrier et de workflow open source conçu pour aider les organisations à gérer efficacement la réception, la distribution, le suivi et l'archivage des courriers, qu'ils soient physiques ou électroniques
Maarch Parapheur
Logiciel de gestion de signature électronique et de validation de documents conçu pour aider les organisations à automatiser les processus de signature et d'approbation de documents, en particulier dans un environnement numérique
Maarch RM
Solution de gestion des archives développée axée sur la gestion des archives électroniques, permettant aux organisations de gérer et de conserver leurs documents et informations de manière conforme aux réglementations et aux normes de gestion des archives.
Maarch Digital Flow
Un produit tout-en-un qui regroupe les fonctions essentielles de la dématérialisation